Post gościnny: Justyna Głębocka, adwokat, www.kancelariagig.pl
Dzisiejsze czasy i nowoczesna technologia dają nam niesamowite możliwości. Nikogo już nie dziwi prowadzenie dobrze prosperującego biznesu z domu, przy małym biurku z dziećmi u boku. Świat online otworzył się przed nami nie tylko w kontekście rozrywki, ale także dał możliwość prowadzenia własnej firmy i zarabiania bez konieczności wychodzenia z domu. Obserwujemy ten rozwój na co dzień, duża część z Was też pewnie zarabia już na swoim blogu, albo przynajmniej myśli o tym.
Żeby jednak legalnie działać w internecie trzeba podjąć kilka ważnych decyzji. Prawne aspekty prowadzenia biznesu online są istotne i warto o nich pamiętać. Spełnienie wymagań prawnych daje poczucie bezpieczeństwa (nie muszę martwić się o ewentualne konsekwencje, kary itd.), co więcej zwiększa zaufanie potencjalnych klientów do naszej działalności. Niewątpliwie bowiem świadczy o naszym profesjonalizmie i poważnym podejściu do własnej firmy.
Pierwsze pytania i wątpliwości pojawiają się już na wstępie. Czy muszę rejestrować działalność? Kiedy powinnam to zrobić? Jak się za to zabrać? To tylko niektóre pytania, które zadają sobie początkujący przedsiębiorcy.
Kiedy muszę zarejestrować działalność gospodarczą?
Z definicji działalnością gospodarczą wymagającą rejestracji jest każda działalność zarobkowa o charakterze wytwórczym, budowlanym, handlowym i usługowym (a także związanym z poszukiwaniem, rozpoznawaniem i wydobywaniem kopalin ze zbóż) oraz działalność zawodowa, wykonywana w sposób zorganizowany i ciągły.
Co to oznacza w praktyce? Każda działalność, która jest sformalizowana, ciągła i zarobkowa wymaga rejestracji w odpowiednim rejestrze. Wiąże się to z koniecznością założenia własnej firmy, przy czym oczywiście prawna forma jej prowadzenia jest co do zasady dowolna i zależy od naszego wyboru.
Przykładowo, działalność można prowadzić w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej (rejestracja w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w skrócie CEIDG) lub w formie spółki, np. spółki jawnej lub spółki z o.o. (rejestracja w Krajowym Rejestrze Sądowym).
O co jednak chodzi z tymi kryteriami? Po pierwsze podkreślić trzeba, że działalność gospodarcza jest faktem i podlega ocenie obiektywnej. Nie ma zatem znaczenia jak my klasyfikujemy nasze działania. Nawet jeżeli w naszej ocenie działalność nie jest ciągła i zorganizowana, nie koniecznie tak też musi być w rzeczywistości. Po drugie, użyte w definicji pojęcia nie mają żadnego ścisłego, jedynego słusznego znaczenia. Niestety, wiąże się to z koniecznością każdorazowej indywidualnej oceny sytuacji. Można jednak wymienić kilka ogólnych zasad, które powinny pomóc nam rozjaśnić, czy nasza działalność kwalifikuje się już do rejestracji.
Cechy działalności gospodarczej
Najprostszym kryterium działalności jest jej zarobkowy charakter. Jeżeli otrzymujemy jakiś przychód z tytułu prowadzonych przez nas czynności, nasza działalność jest zarobkowa. Warto jednak pamiętać, że sam fakt czy osiągamy zysk nie ma znaczenia dla oceny, czy nasza działalność jest zarobkowa. Nawet jeżeli źle wykalkulowałyśmy nasze przychody i rozchody i niestety nasze koszty przewyższają wpływy, to z punktu widzenia definicji działalności gospodarczej nie ma to żadnego znaczenia. I tak, taka działalność będzie uznana za zarobkową.
Przykładowo, sprzedajemy przez Internet stworzony przez nas e-book lub w sklepie internetowym wystawiamy nasze rękodzieło, które jest kupowane za konkretne wynagrodzenie. Zarobkowy charakter ma także odsprzedaż produktów zakupionych u producenta, czy też udzielanie płatnych porad, konsultacji.
Niezarobkowa jest w zasadzie wyłącznie działalność nieodpłatna, o charakterze non profit. Na przykład udzielanie bezpłatnych konsultacji. Jeżeli więc jesteście na początku swojej drogi i aktualnie oferujecie swoim czytelnikom wyłącznie darmowe usługi (np. konsultacje, e-booki lub jakieś inne produkty online np. w zamian za zapis na newsletter) to najprawdopodobniej nie prowadzicie jeszcze działalności gospodarczej.
Jak to jest natomiast z zorganizowanym i ciągłym charakterem działalności? Co to właściwie oznacza? Najogólniej rzecz ujmując chodzi o sformalizowany a nie przypadkowy sposób podejmowania przez nas czynności. Jeżeli zakładacie osobne konto bankowe, macie firmową stronę internetową z własną domeną, służbowy adres e-mail, nawiązujecie kontakty biznesowe, prowadzicie określone działania marketingowe, wykupujecie reklamy np. na Facebooku a wszystko to prowadzić ma do sprzedaży produktów lub usług oraz oczywiście zarobku to jest to działalność zorganizowana. Co więcej, działając online stosunkowo łatwo jest wykazać, że nasze działania mają charakter zorganizowany, są częścią jakiegoś planu biznesowego, zmierzają do pozyskiwania klientów itp.
No dobrze, ale jak to jest z jednorazowym, ewentualnie kilkukrotnym otrzymaniem wynagrodzenia?
Takie pytanie pojawia się niezwykle często. Nie ma co się oszukiwać, prowadzenie działalności kosztuje, trzeba się liczyć z określonymi comiesięcznymi wydatkami. Przy braku stałych zleceń i problemów z ciągłością przychodów koszty te mogą być sporym utrudnieniem. A przecież chcemy założyć własny biznes po to aby zarabiać a nie do niego dokładać. Z tego też powodu wiele z nas decyduje się na rejestrację działalności dopiero w chwili, gdy ma już w miarę ugruntowaną pozycję i może liczyć na stałe przychody. Czy zatem działania na wcześniejszym etapie są nielegalne?
Niestety przyznać trzeba, że w większości tak. Ustawa nakazuje nam rejestrację działalności w zasadzie od samego początku realizacji naszego przedsięwzięcia. To, że nie mamy klientów i dopiero staramy się ich pozyskać niczego nie zmienia. Warto jednak pochylić się nad nieco innym przypadkiem.
Przykładowo, prowadzimy bloga, na którym dzielimy się z czytelnikami naszym hobby. Pokazujemy wytwory naszej działalności, chwalimy się rękodziełem, dzielimy się wskazówkami DIY. Raz na jakiś czas zdarza się, że ktoś chce od nas odkupić nasz wytwór. Czy mogę to zrobić bez prowadzenia działalności gospodarczej? Wydaje się, że jeżeli byłaby to jednorazowa, sporadyczna lub okazjonalna sytuacja, to nic nie stoi na przeszkodzie aby uzyskać z tego tytułu określony zarobek. Trzeba jednak być ostrożnym, żeby nie przegapić momentu, w którym nasze działania nabędą charakteru ciągłości i zorganizowania. Jeżeli na blogu zaczniemy się ogłaszać lub reklamować, z postów ewidentnie będzie wynikać, że szukamy nabywców na nasze wytwory, dodatkowo zaczniemy wykupywać reklamy na FB i zaczniemy się ogłaszać na grupach tematycznych, to niestety ale może to być uznane za prowadzenie działalności gospodarczej.
Czy mogę zatem zawierać umowy o dzieło lub zlecenia bez prowadzenia własnej działalności?
Zarówno umowa o dzieło jak i umowa zlecenia to umowy, które mogą zawierać wszyscy – nie tylko firmy. Możliwa jest więc sytuacja, że taka umowa będzie zawierana pomiędzy:
firmą → osobą fizyczną
osobą fizyczną → osobą fizyczną
firmą → firmą
osobą fizyczną → firmą
To kim są strony umowy nie wpływa na jej treść. Najważniejsza różnica dotyczy spraw podatkowych. Jeżeli bowiem zawieramy taką umowę z firmą to ona jest płatnikiem zaliczki na podatek dochodowy. Od niej też dostaniemy na początku następnego roku kalendarzowego PIT-11, który musimy uwzględnić w naszym zeznaniu podatkowym. W sytuacji natomiast, gdy zawieramy ją jako osoba fizyczna z drugą osobą fizyczną to my sami musimy zająć się naszymi podatkami. Nie prowadząc własnej firmy uwzględniamy przychód z takiej umowy w naszym rocznym zeznaniu podatkowym. To wtedy odprowadzamy podatek. Gdy mamy własną działalność również dbamy o podatki. Jednak wówczas nie tylko własne, ale także osób fizycznych, którym za wykonane usługi lub dzieła płaciliśmy wynagrodzenie.
Możliwe jest więc zawieranie umów o dzieło i umów zlecenia bez posiadania własnej firmy. Jednak i w tym przypadku trzeba pamiętać o tym, że zbyt duża ilość takich umów może zrodzić wątpliwość, czy przypadkiem nie prowadzimy już zorganizowanej działalności gospodarczej. Niestety nie można jednoznacznie odpowiedzieć na pytanie, ile umów w ciągu roku można zawrzeć bez działalności. Wydaje się, że kilka umów nie powinno stanowić problemu. Czy więcej również? Ciężko powiedzieć… Dopóki brak jest stałych dochodów można traktować taką działalność za działalność osobistą. Trzeba jednak podchodzić do tematu ostrożnie. Na pewno znacie nie jedną osobę, która formalnie nie zarejestrowała firmy a mimo to nieźle prosperuje. Czy jednak należy brać z niej przykład? Same musicie sobie odpowiedzieć na to pytanie.
Jakie grożą konsekwencje za niezarejestrowanie działalności?
No i najważniejsze… Co mnie może spotkać za brak rejestracji działalności? Jakie grożą konsekwencje?
Po pierwsze, prowadzenie działalności bez wymaganej rejestracji jest wykroczeniem (art. 601 Kodeksu wykroczeń), które podlega karze ograniczenia wolności albo grzywny w wysokości do 5.000 zł.
Po drugie, brak rejestracji firmy może wiązać się z niedopełnieniem obowiązków podatkowych. Najgorszą sytuacją będzie, jeżeli będziemy prowadzić firmę bez rejestracji i nie będziemy odprowadzać żadnych podatków. Jednak nawet, jeżeli rozliczymy się z tytułu podatku dochodowego i tak możemy narazić się na niezgodne z prawem działanie. Może bowiem się okazać, że prowadzony przez nas typ działalności wiąże się z konieczności rejestracji na VAT lub posiadaniem kasy fiskalnej i wystawiania paragonów. Wówczas będziemy musieli ponieść odpowiedzialność także i z tego tytułu. Z podatkami wiążą się jeszcze kolejne kwestie… Przedsiębiorca ma obowiązek prowadzenia księgowości, a także wystawiania faktur. Za niedopełnienie każdego z nich można na niego nałożyć karę grzywny.
Po trzecie, powstaje problem nieopłaconych składek ZUS. Jeżeli doszłoby do uznania, że nasza działalność ma cechy działalności gospodarczej i powinna być zarejestrowana, ZUS będzie mógł upomnieć się o zaległe składki (i odsetki od nich). Ocena, czy rzeczywiście nasza działalność ma cechy, o których powiedzieliśmy sobie na początku będzie w ostateczności należała do sądu. Swoją drogą, w takim wypadku trzeba liczyć się też z dodatkowymi kosztami związanymi z prowadzonym procesem…
Decyzja o zarejestrowaniu własnej działalności nie jest łatwa. Trzeba ją dokładnie przemyśleć, zrobić biznes plan i przygotować strategię działania. Z tyłu głowy pamiętajcie jednak, że ustawa w pewnym momencie i tak zmusza nas do zalegalizowania naszej firmy. Jeżeli chcecie się rozwijać, planujecie zarabiać na swojej działalności, czy to tradycyjnej czy też online, to i tak będziecie musiały podjąć takie ryzyko i formalnie zarejestrować własną działalność.
Jak same widzicie temat nie jest łatwy. Warto jednak zwrócić na niego uwagę. Zwłaszcza, że to dopiero początek. Oprócz rejestracji działalności istotne są również kwestie związane z legalnym newsletterem a także sklepem internetowym (chociażby GIODO, polityka prywatności, regulamin sklepu). W toku natomiast prowadzenia własnej firmy ważne aby poważnie podejść do tematu umów handlowych. Tak wiele osób prowadzi firmę i wciąż nie zawiera umów w formie pisemnej. Wszystkie te tematy wymagają jednak osobnego omówienia. Jeżeli macie jakieś pytania lub sugestie odnośnie innych interesujących Was zagadnień prawnych dajcie znać. Na swoim blogu prawniczym postaram się rozwiać Wasze wątpliwości.
A Wy macie już decyzję o rejestracji własnej działalności za sobą czy może cały czas się jeszcze wahacie?
Czy macie do mnie pytania jeśli chodzi o prawne aspekty działalności?
