Jak pracować efektywnie, gdy masz mało czasu?

by Magda

jak-pracowac-efektywnie

Nie wiem, jak Ty, ale ja jestem osobą, która lubi mieć dużo zadań. Lubię coś robić, a “nic nierobienie” zwyczajnie mnie męczy. Jasne – od czasu do czasu lubię nie myśleć o niczym i nie robić nic, jednak nie trwa to długo. Na brak zadań nie narzekam – projekty, blog, studia, zdobywanie wiedzy. Żongluję czasem między moimi sprawami, a rodziną (w tym 2,5 letnią córką, która w głowie ma różne “ciekawe” pomysły). O ile zadań mam coraz więcej (z czego się cieszę) to czasu jakoś nie przybywa. Wręcz czasem mam wrażenie, że leci niesamowicie szybko. Szukam sposobów na rozciągnięcie doby, nawet pytam o recepty, ale nikt nie zna odpowiedzi, a ja nijak nic nie mogę wymyślić !  Tak – czasem lubię ponarzekać, że mam mało czasu. Ale wiesz co? Ten ograniczony czas sprawia, że staram się wykorzystywać go jeszcze bardziej efektywnie. “Staram się” jest dobrym słowem, bo nie opanowałam tej sztuki do perfekcji.

Czasem otrzymuję zapytania : Jak Ty to robisz? Prosto i po swojemu. Akceptuję sytuację. Mam tyle czasu, ile mam. Nie mniej, nie więcej. W tym właśnie czasie, realizuję moje zadania najlepiej jak potrafię. W moim artykule przedstawię Ci kilka moich sposób na to, by pracować efektywnie, gdy masz mało czasu. Przedstawię Ci moje wskazówki i sekretnych pomocników. Będzie mi miło, gdy podzielisz się tym, co Tobie pomaga. Jeśli znasz metody na wydłużenie dobry to również chętnie przeczytam :)


JAK PRACOWAĆ EFEKTYWNIE, GDY MASZ MAŁO CZASU?

Plan działania

Wiele razy już pisałam o tym, że gdyby nie planowanie to chyba bym zginęła. Nic się w tym temacie nie zmieniło. To wcześniej ustalony plan, pomaga mi w realizacji moich zadań. Są różne metody planowania. U mnie sprawdza się planowanie na krótki okres czasu. Ustalam plan tygodniowy. Wyznaczam na to konkretny czas (niedziela wieczór lub poniedziałek rano) i planuję.

Co mi pomaga w planowaniu ?

Planując mój tydzień , zawsze uwzględniam moje cele.  Pod nie, określam zadania na najbliższe 7 dni. Najpierw określam kilka obszarów, na których chcę się skontrować, a potem dzielę je na małe zadania – konkretne i szczegółowe. Czy bardziej konkretne zadanie tym lepiej. Rozbijam zadania na czynniki pierwsze. W ten sposób mam gotowy plan działania na konkretny dzień. Wieczorem staram się usiąść na chwilę z moim planem i “rozdzielić” zadania do określonej pory dnia (np. ustalam, że rano wykonam zadanie x, a po południu y). Dzięki temu, że zadania są małe, potrafię wstępnie oszacować ile czasu mi zajmą.

Czasem jest tak, że nie mogę zebrać myśli. Nie mogę się skoncentrować lub mam ich zwyczajnie za dużo. Co wtedy mi pomaga? Karta i długopis. Przelewam moje myśli na papier. Ta metoda niejednokrotnie pomogła mi skonkretyzować mój pomysł czy konkretne zadania do wykonania. Nie sprawdza się u mnie typowa mapa myśli, za to moje pomysły czy plany zapisuję od myślników – to u mnie działa :)

Do ułożenia planu i osadzenia go w konkretnych datach, mam swojego małego pomocnika.

Moje ulubione narzędzie do zadań

Moim ulubionym narzędziem do organizacji zadań jest Asana.  Pomaga mi organizować zadania i projekty. Zdecydowanie ułatwia mi życie. Ostatnio zastanawiałam się jaki jest mój ulubiony program. Z pełnym przekonaniem stwierdzam, że to jest mój faworyt ( o dziwo nie są to żadne narzędzia do mediów społecznościowych). Posiada system tablic, jest także możliwość tworzenia listy. Można tworzyć wiele projektów, nadawać im kolory ( kolejne ułatwienie) . Projekty można współdzielić z innymi osobami, co jest pomocne przy pracy zespołowej. Poniżej znajdziesz przykładowy projekt, który stworzyłam na potrzeby wpisu. Użyłam widoku tablicy (jest także możliwość stworzenia listy) . Można tworzyć kolumny, tak jak Ci wygodnie. Zadania można dowolnie przeciągać, jak i określać daty. Z lewej strony zobaczysz dwa projekty oznaczone kolorami. Każdy projekt można zobaczyć w widoku kalendarza- dla mnie jest to bardzo istotne. Poprzez projekty możecie zorganizować swoje zadania blogowe, związane z pracą, jak i sprawy “domowe” – to, co jest Ci potrzebne.

program-asana4

Oprócz ustalenia konkretnych dat (a także godzin), jest  możliwość wyznaczenia zadań szczegółowych w obrębie utworzonych już zadań. Zobacz, jak to wygląda.

program-asana1

W ustalonym zadaniu można ustalić tzw. “subtask” (używam angielskiego słowa, bo w języku polskim brzmi ono trochę dziwnie). Tutaj możesz ustalić zadania szczegółowe. Funkcjonuje także system tagów. Co jest istotne – można dołączyć pliki czy dodać komentarz.

Każdy projekt, tak jak wspomniałam – można zobaczyć w formie kalendarza. Świetną funkcją jest to, że możesz podejrzeć zadania z wszystkich projektów – służy temu zakładka ” Team calendar”. Tutaj rewelacyjnie sprawdzi się system kolorów – dzięki czemu widać, które zadanie “należy” do konkretnego projektu. Zadania można odznaczać jako wykonane lub przesuwać (gdy nie uda się ich zrealizować lub po prostu chcecie zmienić datę realizacji :). Mówiłam już, że uwielbia ten program ?

program-asana3

 

Mniej znaczy więcej, czyli priorytety

Zanim napiszę na temat priorytetów muszę Cię uprzedzić – mam czasem z tym problem. W związku z tym, że lubię realizować dużo zadań, czasem ustalę ich zbyt wiele. Wiem, że u niektórych osób, bardzo duża ilość zadań działa mobilizująco. U mnie jest odwrotnie – frustruję się, gdy okazuje się, że nie dam rady ich wykonać. Czasem popadam w skrajność – siedząc do późna w nocy, by coś dokończyć (ah ta ambicja), ale tego sposobu nie polecam :)

To, co pomaga mi w lepszym realizowaniu zadań jest selekcja. Odrzucam to, co nie jest konieczne. To czasem trudny etap, zwłaszcza, gdy tyle się dzieje (bo może warto obejrzeć kolejny webinar, przeczytać kolejny artykuł czy zrealizować pomysł, który nagle pojawił się w głowie…). Jednak wiem, że muszę wybierać. Nie dam rady być wszędzie i zrobić wszystkiego. Wybieram to, co istotne na ten moment.

 

Limit czasowy 

To moje niedawne odkrycie. Wpadłam na nie podczas zwykłego, codziennego dnia. Miałam wolny czas około godziny. Odwiozłam córkę na zajęcia, pojechałam na kawę do kawiarni. Postanowiłam jedną rzecz- napiszę szkic posta blogowego. Wiedziałam, że nie mam dużo czasu. Skoncentrowałam się maksymalnie i napisałam 3/4 artykułu. Nie miałam nawet godziny, bo zanim zrobiła się kawa, chwilę odpoczęłam to czasu było jeszcze mniej. Nagle mnie oświeciło- limit czasowy sprawia, że jestem bardziej skoncentrowana i działam efektywniej.

Tutaj w grę wchodzi jeszcze jeden element. Wielokrotnie złapałam się na tym, że dopracowywałam szczegóły – to zajmuje sporo czasu. Bo może jeszcze coś dodać lub ująć. Znasz to? Staram się walczyć z moim perfekcjonizmem. Wciąż stawiam na wysoką jakość, ale wiem, że nie można poprawiać i udoskonalać w nieskończoność…zwłaszcza, gdy mam mało czasu !

Jedna z Was, poleciła mi całkiem niedawno technikę “Pomodoro” – w skrócie 25 minut pracy, 5 minut przerwy. Moje pierwsze próby realizacji zadań w ten sposób, wypadały co najmniej średnio. Jednak po kawiarnianym odkryciu postanowiłam spróbować jeszcze raz. Zadziałało ! Teraz pracuję w blokach czasowym. Wiem, że mam limit czasu i staram się podczas tych 25 minut zrobić jak najwięcej. Wyłączam rozpraszacze, maksymalnie koncentruję się na zadaniu i … nie poprawiam w nieskończoność. Finalnie – zrobię więcej niż w czasie, gdybym dopieszczała drobne elementy.

W internecie znajdziesz  dużo programów, które pozwolą  mierzyć wykonywać zadania w ten sposób. Ja obecnie korzystam z aplikacji w telefonie. Tak – podczas pisania tego artykułu, również odmierzam czas :)

Nie wiem, czy zastanawiałaś się kiedyś, ile czasu spędzasz na poszczególnych zadaniach. Postanowiłam to sprawdzić. Moim kolejnym pomocnikiem jest program Toggl.

toggl

W programie możesz ustalić projekty i zadania. Gdy rozpoczynasz jakieś zadanie – wystarczy włączyć czas. Program pokaże także podsumowanie – czas spędzony na konkretne zadania, jak i zestawienia. Dzięki temu narzędziu – możesz dokładnie sprawdzić ile czasu zajmuje Ci realizacja poszczególnych zadań i gdzie czas “ucieka”.

 

Czas największej efektywności

Czy masz porę w ciągu dnia, podczas której jesteś bardziej skoncentrowana, masz lepsze pomysły ? Ja mam. Sprawdziłam to na sobie kilka razy. Co się okazało? Najlepsze pomysły, burza mózgów mają u mnie miejsce wieczorem. To wtedy wpadam na nowe zadania, plany które chcę zrealizować. Zdecydowanie lepiej piszę artykuły czy wymyślam treści w mediach społecznościowych. Z kolei rano – nie mogę zebrać myśli, pomysły nie są porywające.

To cenna dla mnie informacja. W ten sposób wyznaczam zadania do wykonania w ciągu dla. Dla przykładu – po południu stawiam na naukę , a wieczór rezerwuję na kreatywny i twórczy czas. Zrobię wtedy zdecydowanie więcej. Zrealizuję też “poważniejsze” zadania, które wymagają dużej koncentracji i skupienia. Być może to się zmieni i będzie tak, że za jakiś czas to rano będzie mi się pracować lepiej. Póki co – nie sprawdza się to. Ciekawa jestem –  jak to jest u Ciebie ?

 

Walka z rozpraszaczami i koncentracja

Praca w domu, wcale nie należy do najłatwiejszych. Łatwo rozproszyć się chociażby obowiązkami domowymi. Można tez szybko pójść do kuchni po kolejny kubek kawy czy herbaty albo zobaczyć, co dzieje się za oknem i jak ładna (lub brzydka) jest pogoda. Nie pomagają też media społecznościowe – za pomocą kilku kliknięć myszki można bardzo fajnie i miło spędzić czas na rozmowach. Bardzo je lubię, ale…. są też zadania do wykonania.

Na tym polu, też jest jeszcze trochę do zrobienia. Pokażę Ci, co mi pomaga.

  • Koncentracja na zadaniu – podczas czasu pracy staram się skoncentrować maksymalnie na zadaniach.
  • Nagroda po wykonanym zadaniu – to fajny element motywujący. Nagrody mogą być małe – może to być coś słodkiego, wysłuchanie ulubionej piosenki czy telefon do bliskiej osoby.
  • Miejsce pracy – długo pracowałam na kanapie. Od jakiegoś czasu mam swoje biurko i własny kąt. Zdecydowanie lepiej się pracuje. Mam miejsce na swoje dokumenty, ważne rzeczy mam pod ręką. Koncentracja jest większa. Do tego świeczka, czasem kwiaty – lepiej się wtedy pracuje.
  • Wyciszony telefon – spore ułatwienie :)
  • Odcięcie się od mediów społecznościowych na czas pracy (tu jeszcze do popracowania, ale jest lepiej :) )

 


Czas jest pojęciem względnym. W ciągu dwóch godzin można zrobić bardzo dużo lub kręcić się z kąta w kąt lub pracować bez większych efektów. Myślę, że niezależnie od tego ile czasu mamy – ważne jest by dobrze go wykorzystać. Nie znam czasu na rozciągnięcie doby. Mam czas, który mam, a dzięki planowaniu, koncentracji na zadaniach i innych wskazówkach, które opisałam czuję, że idę do przodu. W swoim tempie.

 

A Ty? Jakie masz sposoby na to, by pracować efektywnie?

Podziel się swoimi wskazówkami.

 

Ps. Powodzenia w realizacji zadań, Magda

 

Może Ci się spodobać